Wissenswertes
im HR-Bereich
In unserem HR Glossar haben wir wichtige Begriffe aus dem Personalwesen einfach für Sie definiert.
Outsourcing bedeutet übersetzt Auslagerung. Gemeint ist damit die Auslagerung von Aufgaben und Strukturen eines Unternehmens an externe Dienstleister. Darunter fallen lediglich Abläufe und Aufgaben, die bisher innerhalb des Unternehmens selbst gelöst wurden.
Beim Outsourcing werden immer nur sekundäre Aufgaben und Strukturen ausgelagert. Unter die Sekundäraufgaben fallen alle Aufgaben, die benötigt werden, um die Hauptaufgaben des Unternehmens ausführen zu können. Es sollte dabei genau bedacht werden, welche Bereiche eines Unternehmens tatsächlich ausgelagert werden können, da durch eine Auslagerung auch deutliche Imageeinbußen entstehen können.
Für die Auslagerung von Aufgaben und Strukturen gibt es verschiedene mögliche Gründe und Vorteile. Zum einen können durch die fachspezifische Qualifikation und das Wissen des Dienstleisters die Qualität der ausgelagerten Aufgaben verbessert und hohe Kosten eingespart werden. Zudem nimmt durch die Fokussierung auf die eigenen Kernkompetenzen die Effektivität des Unternehmens stark zu. Außerdem kann das Unternehmen schneller auf neue Entwicklungen und Veränderungen reagieren.
Beim unternehmensinternen Outsourcing werden beispielsweise einzelne Aufgabenbereiche und Abläufe an ein Tochterunternehmen übertragen. Zudem kann auch bewusst ein neues Unternehmen gegründet werden, um einen Aufgabenbereich auszulagern. Diese Praxis findet meist in großen Unternehmen Anwendung.
Diese Form des Outsourcings beschreibt die Auslagerung von ganzen Geschäftsprozessen. Dabei werden nicht nur einzelne Aufgaben sondern ein umfassender Geschäftszweig an einen Dienstleister abgegeben.
Diese Outsourcing-Form ist für Unternehmen besonders kompliziert. In diesem Fall stehen Firmen plötzlich komplexen Aufgaben gegenüber, die überhaupt nichts mit ihrem eigentlichen Kerngeschäft zu tun haben. Diese Bereiche werden dann an entsprechende Spezialisten abgegeben.
Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Aufgabenbereiche oder sogar ganze Standorte ins Ausland. Gründe hierfür sind die sehr günstigen Stundensätze bei ähnlicher Leistung.
Hier handelt es sich um die Auslagerung eines ganz bestimmten Unternehmensbereichs, nämlich den Kundendienst eines Unternehmens. Dieser wird oftmals, gerade bei großen Unternehmen, von Callcentern übernommen.
Outsourcing kann mittlerweile in fast jedem Bereich eines Unternehmens eingesetzt werden. Das Prinzip und Vorgehen ist sehr einfach, vielseitig einsetzbar und auch deswegen bei vielen Unternehmen sehr beliebt. Trotzdem gibt es einige Unternehmensbereiche, in denen besonders oft Outsourcing betrieben wird. Dazu zählen insbesondere der Kundenservice, die IT-Bereiche eines Unternehmens, die Buchhaltung sowie alle Formen des Marketings und die Mediengestaltung.
Outplacement bedeutet auf Deutsch so viel wie „Außenvermittlung“. Dabei wird vom Unternehmen ein Personaldienstleister beauftragt, der ausscheidenden Mitarbeitern, eine professionelle Unterstützung zur Neuorientierung und Stellensuche bietet. Aufgrund des strengen Kündigungsschutzes in Deutschland ist es für die meisten Unternehmen nicht einfach, die Kündigung eines Mitarbeiters rechtlich umfangreich zu begründen. Mit Hilfe des Outplacements soll eine vernünftige Lösung für den Mitarbeiter gefunden werden, um die strengen Richtlinien zu umgehen. Zudem entstehen dadurch kaum Imageschäden für das Unternehmen.
Die Entscheidung über die Inanspruchnahme von Outplacement muss vom Unternehmen je nach Situation selbst getroffen werden. Häufig wird Outplacement bei Rationalisierungsmaßnahmen eingesetzt. Es wird versucht den entstehenden Imageschaden möglichst zu begrenzen. Weitere Einsatzgebiete sind Insolvenzen, Firmenübernahmen, Gewinneinbrüche oder Standortverlagerungen.
Eine Outplacement-Beratung gliedert sich meist in mehrere Phasen:
Es wird zwischen befristeten und unbefristeten Programmen unterschieden. Befristete Einzelberatungen dauern in der Regel drei bis zwölf Monate. Im Gegensatz dazu enden unbefristete Einzelberatungen erst dann, wenn der Arbeitnehmer auch tatsächlich eine neue Stelle gefunden hat. Einzelberatungen beziehen neben der Unterstützung bei der Stellensuche auch Vorbereitungen für eine Existenzgründung mit ein.
Das Gruppen-Outplacement soll auch Nicht-Führungskräften nach Ausscheiden aus dem Unternehmen eine qualifizierte Beratung bei der Neuorientierung und Stellensuche bieten. Dies wird durch die stark reduzierten Kosten einer Gruppen-Beratung gewährleistet. Die Arbeit in der Gruppe ist zudem sehr effektiv, da sich alle Beteiligten in einer ähnlichen Situation befinden und so von der Vorgehensweise anderer Teilnehmer lernen können.
Das ePlacement wird in der Regel von sehr großen Unternehmen genutzt und ist eine Maßnahme für Mitarbeiter, die vom Personalabbau betroffen sind. Die Beratung des Outplacement-Beraters erfolgt hier fast ausschließlich medial.
Onboarding ist die Abkürzung für „taking on board“, was wörtlich mit „an Bord nehmen“ übersetzt werden kann. Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und beschreibt die Einstellung und systematische Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Das Onboarding umfasst dabei die Gesamtanzahl aller Maßnahmen, die speziell die Eingliederung des neuen Personals fördern. Über eine HR Software können Mitarbeiter vollautomatisch, mittels digitalem Onboarding, an Bord genommen werden.
Das Hauptziel des Onboarding ist die Zufriedenheit und Schaffung einer Bindung zum Arbeitgeber durch die frühzeitige und systematische Integration der neuen Mitarbeiter. Durch die frühzeitige und effektive Einbindung in das Unternehmen und seine Abläufe wird nicht nur die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters gestärkt, sondern auch die individuelle Motivation und Produktivität des Mitarbeiters gefördert. Aufgrund dessen ist es von großer Bedeutung, die Einbindung des neuen Personals im Unternehmen, mithilfe einer Onboarding-Strategie langfristig zu verbessern.
Die Onboarding-Strategie beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, sondern bereits bei der Vertragsunterzeichnung. Der Prozess zur Integration des neuen Personals endet im Normalfall erst nach Ablauf der Probezeit oder nach einem Jahr im Unternehmen.
Der gesamte Onboarding-Prozess wird in drei verschiedene Phasen unterteilt:
Die Vorbereitungsphase der Onboarding-Strategie beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Da zwischen der Unterzeichnung und dem ersten Arbeitstag meist noch etwas Zeit vergeht, bleibt für die Personaler ausreichend Vorbereitungszeit für ein erfolgreiches Onboarding. In der Vorbereitungsphase übermittelt der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen an den zukünftigen Arbeitnehmer, wie beispielsweise das Leitbild und die Unternehmensbroschüre, Informationen zu Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen sowie zu den zukünftigen Aufgabenbereich. Zudem wird dem neuen Arbeitnehmer ein Ansprechpartner als Unterstützung zu Verfügung gestellt. Vor dem Stellenantritt des neuen Mitarbeiters sollte ein detaillierter Einarbeitungsplan, eine genaue Stellenbeschreibung und ein Organigramm erstellt und bestmöglich an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Außerdem muss der Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet werden. Dazu zählt die gesamte IT-Einrichtung, PC, Internetzugang, Telefonanlage, E-Mail-Account sowie Schlüssel, Zugangschip etc. Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag sollten regelmäßig Gesprächstermine mit dem Mitarbeiter und der Führungskraft zu den beidseitigen Erwartungen, Zielen und Feedback organisiert werden.
Die Orientierungsphase im Onboarding-Prozess beginnt mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters und dauert ungefähr bis zum dritten Monat nach der Einstellung an. Hauptziel dieser Phase ist es, den Arbeitnehmer in seine Aufgaben im Unternehmen einzuführen. Dabei lernt er das gesamte Unternehmen sowie die Abläufe und Aufgabenbereiche seiner Kollegen kennen. Nachfolgend wird eine Unterteilung in den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche aufgelistet:
Erster Arbeitstag
Erste Arbeitswoche
Die Integrationsphase beginnt im Anschluss an die Orientierungsphase und umfasst einen Zeitraum von drei bis sechs oder sogar zwölf Monaten. In der letzten Phase steht die endgültige Eingliederung des neuen Personals in das Unternehmen, die eigene Abteilung und das Team im Vordergrund. Die Integration erfolgt durch die verstärkte Umsetzung von Teambildungsmaßnahmen und die Zusammenarbeit in verschiedenen Arbeitsgruppen. Neue Arbeitnehmer werden in die Unternehmensziele und Strategien eingeführt und es sollten regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft stattfinden. Zudem wird in der letzten Phase des Onboarding-Prozesses vermehrt unternehmensspezifisches Wissen vermittelt und die bisher entstandenen Kundenkontakte weiter vertieft.