Onboarding: Prozess, Ziele & Phasen für neue Mitarbeitende
Definition: Was ist Onboarding?
Onboarding beschreibt den strukturierten Prozess der Einstellung, Einführung und systematischen Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen.
Der Begriff leitet sich von „to take on board“ ab und bedeutet sinngemäß „an Bord holen“.
Onboarding umfasst alle Maßnahmen, die neue Mitarbeitende fachlich, sozial und kulturell in das Unternehmen eingliedern. Digitale HR-Software ermöglicht heute ein automatisiertes und standardisiertes digitales Onboarding.
Onboarding auf einen Blick
- strukturierte Integration neuer Mitarbeitender
- beginnt vor dem ersten Arbeitstag
- endet meist nach der Probezeit oder nach 6–12 Monaten
- steigert Zufriedenheit, Motivation und Produktivität
- reduziert Frühfluktuation
Ziele des Onboarding
Das zentrale Ziel des Onboarding ist es, neue Mitarbeitende frühzeitig an das Unternehmen zu binden und ihnen einen erfolgreichen Start zu ermöglichen.
Zu den wichtigsten Zielen zählen:
- schnelle fachliche Einarbeitung
- soziale Integration ins Team
- Vermittlung von Unternehmenskultur und Werten
- Steigerung von Motivation und Leistungsfähigkeit
- langfristige Mitarbeiterbindung
Ein strukturiertes Onboarding wirkt sich nachweislich positiv auf Zufriedenheit, Produktivität und Verbleibsdauer aus.
Onboarding-Strategie und Phasen
Der Onboarding-Prozess beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits mit der Vertragsunterzeichnung.
In der Praxis wird Onboarding in drei Phasen unterteilt:
- Vorbereitungsphase
- Orientierungsphase
- Integrationsphase
Vorbereitungsphase (Preboarding)
Die Vorbereitungsphase startet mit der Vertragsunterzeichnung und endet am ersten Arbeitstag.
Typische Maßnahmen dieser Phase sind:
- Bereitstellung wichtiger Unternehmensinformationen
- Übermittlung von Leitbild, Organigramm und Stellenbeschreibung
- Benennung einer Ansprechperson oder eines Buddys
- Erstellung eines strukturierten Einarbeitungsplans
- Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT, Zugänge, Arbeitsmittel)
- Abstimmung von Erwartungen, Zielen und Feedbackformaten
Ziel ist es, Unsicherheiten zu reduzieren und Vorfreude aufzubauen.
Orientierungsphase
Die Orientierungsphase beginnt am ersten Arbeitstag und dauert in der Regel bis zum dritten Monat.
Erster Arbeitstag
- Begrüßung und Vorstellung im Team
- Kennenlernen des Arbeitsplatzes
- Einführung in Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten
- Übergabe von Zugängen, Schlüsseln und Arbeitsmitteln
Erste Arbeitswochen
- Überblick über Produkte, Dienstleistungen und Prozesse
- Einweisung in Systeme und Tools
- erste Kunden- oder Projektkontakte
- regelmäßige Gespräche und Feedback mit Führungskraft
Ziel dieser Phase ist es, Sicherheit im Arbeitsalltag aufzubauen.
Integrationsphase
Die Integrationsphase schließt an die Orientierungsphase an und kann drei bis zwölf Monate dauern.
Schwerpunkte dieser Phase sind:
- vollständige fachliche und soziale Integration
- aktive Mitarbeit in Projekten und Teams
- Vermittlung unternehmensspezifischen Wissens
- Vertiefung von Kunden- und Stakeholderkontakten
- regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche
In dieser Phase wird aus neuen Mitarbeitenden ein fester Bestandteil des Unternehmens.
Vorteile eines strukturierten Onboarding-Prozesses
- schnellere Produktivität neuer Mitarbeitender
- geringere Frühfluktuation
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- bessere Identifikation mit dem Unternehmen
- professioneller Außenauftritt als Arbeitgeber
Onboarding und HR-Software
Digitale HR-Software unterstützt Onboarding-Prozesse durch:
- automatisierte Aufgaben und Checklisten
- standardisierte Abläufe
- transparente Kommunikation
- einheitliche Dokumentation
- skalierbare Onboarding-Prozesse
So wird Onboarding effizient, nachvollziehbar und messbar.
FAQ – Häufige Fragen zum Onboarding
Was versteht man unter Onboarding?
Die strukturierte Einführung und Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen.
Wann beginnt Onboarding?
Bereits mit der Vertragsunterzeichnung.
Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?
In der Regel bis zum Ende der Probezeit oder bis zu zwölf Monate.