Das Arbeitszeugnis einfach erklärt: Arten, Aufbau und Tipps

Arbeitszeugnis: Definition und gesetzlicher Anspruch

Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Bescheinigung, in der das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitenden dokumentiert wird. Laut § 109 der Gewerbeordnung haben Arbeitnehmende einen rechtlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Das Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf keine versteckten negativen Aussagen enthalten, gleichzeitig muss es jedoch der Wahrheit entsprechen. Hierbei unterscheidet man insbesondere zwischen dem einfachen Arbeitszeugnis und dem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis laut Arbeitsrecht

• Gesetzliche Grundlage: § 109 GewO
• Anspruch besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Wahl zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis Arten: Unterschiede und Einsatzbereiche

In der Praxis gibt es unterschiedliche Arbeitszeugnis Arten. Die Wahl der richtigen Variante hängt von der Position und dem Anlass ab. Die zwei Hauptarten des Arbeitszeugnisses sind folgende:

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis bestätigt lediglich, welche Position der oder die Mitarbeitende innehatte, wie lange er oder sie im Unternehmen tätig war und welche Aufgaben ausgeführt wurden. Eine Bewertung der Arbeitsleistung oder des Sozialverhaltens findet nicht statt.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält dagegen zusätzlich eine umfassende Bewertung der Leistungen und des Verhaltens gegenüber Kollegen und Kolleginnen, Vorgesetzten sowie Kunden und Kundinnen. Diese Form des Zeugnisses ist für Bewerbungen meist unerlässlich. Es liefert potenziellen Arbeitgebern einen tiefergehenden Eindruck über die Fähigkeiten und die Persönlichkeit von Bewerbenden.

Unser Tipp: Fordern Sie immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an, da Sie nach der Ausstellung eines einfachen Zeugnisses keinen Anspruch mehr auf ein qualifiziertes haben.

Zwischenzeugnis, Endzeugnis, vorläufiges Zeugnis – was ist der Unterschied?

• Endzeugnis: Wird zum Ende der Tätigkeit ausgestellt. Dieses Zeugnis wird üblicherweise bei Kündigung oder Auslaufen eines befristeten Vertrags erstellt.
• Zwischenzeugnis: Wird während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses erstellt, zum Beispiel bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Beförderung oder einem internen Wechsel. Es kann auch angefragt werden, wenn sich jemand bewerben möchte, während er oder sie noch angestellt ist.
• Vorläufiges Arbeitszeugnis: Wird ausgestellt, wenn sich jemand bereits vor dem offiziellen Ende des Arbeitsverhältnisses auf eine neue Stelle bewerben möchte.

Wichtig: Mitarbeitende haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein Endzeugnis. Dagegen gibt es keine Pflicht für den Arbeitgeber, ein Zwischen- oder vorläufiges Zeugnis auszustellen.

Die wichtigsten Zeugnisarten im Überblick

• Einfaches Arbeitszeugnis
  • Inhalt: Dokumentation von Art und Dauer der Beschäftigung ohne Bewertung der Leistung.
  • Geeignet für: Kurzfristige Tätigkeiten, Praktika
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis
  • Inhalt: Enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Sozialverhalten.
  • Geeignet für: Fachkräfte, Führungskräfte, langjährige Mitarbeitende
• Zwischenzeugnis
  • Inhalt: Wird während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt.
  • Geeignet für: Vorgesetztenwechsel, Betriebswechsel, interne Bewerbungen
• Ausbildungszeugnis
  • Inhalt: Beurteilung der absolvierten Ausbildung inklusive Bewertung.
  • Geeignet für: Auszubildende
• Praktikumszeugnis
  • Inhalt: Kurze Beschreibung und Leistungsbewertung während eines Praktikums.
  • Geeignet für: Studierende, Praktikantinnen und Praktikanten

Formale Anforderungen an ein Arbeitszeugnis

Damit ein Arbeitszeugnis rechtlich wirksam ist, müssen bestimmte formale Kriterien erfüllt sein:

• Schriftform: Es muss analog (auf Papier) ausgestellt werden – eine digitale Version genügt nicht.
• Unterschrift: Es muss handschriftlich unterschrieben werden, eingescannte Unterschriften oder Stempel sind unzulässig.
• Geschäftspapier: Das Zeugnis muss auf offiziellem Geschäftspapier des Unternehmens mit Logo gedruckt sein.
• Korrektes Erscheinungsbild: Ein Arbeitszeugnis darf keine Flecken, Knicke oder andere äußerliche Mängel aufweisen.

Bei Verstößen gegen diese Punkte haben Mitarbeitende das Recht auf eine Korrektur.

Aufbau eines Arbeitszeugnisses: Struktur und Inhalte

Ein standardisierter Aufbau im Arbeitszeugnis sorgt für Transparenz und Vergleichbarkeit. Die wichtigsten Bestandteile im Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sind:

1. Überschrift: Üblich ist der Titel „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.
2. Einleitung: Hier finden sich Angaben zur Person, zur Position und zum Zeitraum der Beschäftigung.
3. Tätigkeitsbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, Verantwortungsbereiche und besonderen Projekte. Der Aufbau eines einfachen Arbeitszeugnisses endet hier.
4. Leistungsbeurteilung: Beurteilung von Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Fachwissen und Arbeitserfolg.
5. Sozialverhalten: Einschätzung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden.
6. Schlussformel: Dank, Bedauern und Zukunftswünsche runden das Zeugnis ab.

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Arbeitszeugnis Aufbau Muster, um Struktur und Professionalität sicherzustellen.

Die Bedeutung der Bewertung im Arbeitszeugnis

Die Arbeitszeugnis Bewertung erfolgt häufig in codierten Formulierungen, die für geübte Lesende Rückschlüsse auf die tatsächliche Leistung zulassen. Die Zeugnissprache entschlüsseln zu können, ist daher ein wichtiges Kriterium.

Typische Bewertungsformulierungen und ihre Bedeutung

Beachten Sie dabei: Negative Bewertungen werden im Arbeitszeugnis durch scheinbar neutrale Floskeln versteckt. Achten Sie bei der Arbeitszeugnis-Bewertung außerdem auf unklare oder missverständliche Formulierungen – diese können sich negativ auswirken.

10 Tipps für das Schreiben von Arbeitszeugnissen

Zum professionellen Offboarding gehört ein einwandfreies Arbeitszeugnis. Damit Ihre Mitarbeitenden ein einwandfreies Jobzeugnis erhalten, sollten Sie folgende praktische Arbeitszeugnis Schreiben Tipps beachten:

1. Verwenden Sie klare, sachliche und positive Formulierungen.
2. Nutzen Sie Vorlagen, passen Sie diese jedoch individuell an.
3. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten.
4. Beachten Sie den Gleichklang zwischen Tätigkeitsbeschreibung und Bewertung.
5. Integrieren Sie eine freundliche Schlussformel.
6. Achten Sie auf eine lückenlose Darstellung des Aufgabenbereichs.
7. Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung sorgfältig.
8. Verwenden Sie aktuelle Unternehmensbezeichnungen.
9. Berücksichtigen Sie individuelle Stärken.
10. Beachten Sie Besonderheiten bei Führungskräften (z. B. Führungsverantwortung betonen).

Positive Formulierungen und Formulierungshilfen im Arbeitszeugnis

Auch bei mittelmäßigen Leistungen gilt: Ein Arbeitszeugnis muss stets wohlwollend formuliert sein. Typische Beispiele für positive Formulierungen sind etwa „Sie zeigte stets ein hohes Maß an Eigeninitiative“, „Seine Leistungen übertrafen unsere Erwartungen“ oder „Er überzeugte durch sehr gute Führungsqualitäten“. Ebenso gebräuchlich ist die Formulierung „Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Kolleginnen und Vorgesetzten war stets vorbildlich“. 

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Fehler im Arbeitszeugnis vermeiden: Worauf Sie achten sollten

Um Fehler im Arbeitszeugnis zu vermeiden, sollten bestimmte Fauxpas unbedingt vermieden werden. Dazu zählen Widersprüche zwischen Tätigkeitsbeschreibung und Bewertung, die schnell einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Auch Rechtschreib- und Grammatikfehler wirken nachlässig und mindern die Glaubwürdigkeit des Dokuments. Ebenso wichtig ist eine angemessene Schlussformel, da ihr Fehlen leicht negativ ausgelegt werden kann. Schließlich sollten auch verdeckte oder negative Codierungen vermieden werden, um das Zeugnis fair und wohlwollend zu gestalten.

Unser Tipp:  Lassen Sie Zeugnisse stets intern gegenlesen oder durch Fachleute prüfen.

Was darf nicht im Zeugnis stehen?

Ein Arbeitszeugnis darf keine diskriminierenden Inhalte oder privaten Informationen enthalten, da es eine faire und unvoreingenommene Beurteilung von Mitarbeitenden ermöglichen soll. Unzulässig sind daher unter anderem Hinweise auf Schwangerschaft oder Elternzeit, Krankheiten und Fehlzeiten, die Zugehörigkeit zu Gewerkschaften oder Parteien sowie die Erwähnung einer Betriebsratstätigkeit. Ebenso verboten sind negative Anspielungen, Ironie oder verklausulierte Kritik. Auch verdeckte Hinweise, etwa die übermäßige Betonung von „Pünktlichkeit“ bei gleichzeitiger Auslassung anderer Qualitäten, gelten als unzulässig.

Was tun bei Fehlern oder ungerechtfertigter Bewertung?

Mitarbeitende haben das Recht, ein inhaltlich korrektes und fehlerfreies Zeugnis zu verlangen. Beispiele für Korrekturgründe sind:

• Rechtschreibfehler
• Falsche Tätigkeitsbeschreibung
• Fehlerhafte Daten
• Herabwürdigende Formulierungen

Dabei gilt: Wenn ein Zeugnis schlechter als „befriedigend“ ausfällt, muss der Arbeitgeber die Bewertung begründen. Bei Noten besser als „befriedigend“ liegt die Beweispflicht beim Mitarbeitenden.

Fazit: Professionelle Arbeitszeugnisse für zufriedene Mitarbeitende

Ein professionelles, wohlwollendes Arbeitszeugnis ist ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Es hilft Fachkräften bei ihrer Karriere und sorgt für einen positiven letzten Eindruck. Durch die Beachtung von Aufbau, Bewertung und Formulierung stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitszeugnisse sowohl rechtssicher als auch wertschätzend sind.

Unser Tipp: Vermeiden Sie rechtliche Fallstricke, indem Sie auf professionelle Vorlagen setzen oder sich individuell rechtlich beraten lassen.

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FAQ zum Thema Arbeitszeugnis

Was muss in einem Arbeitszeugnis stehen?

In einem Arbeitszeugnis müssen mindestens Art und Dauer der Beschäftigung dokumentiert sein. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten.

Wie erkennt man ein gutes Arbeitszeugnis?

Ein gutes Arbeitszeugnis erkennt man an einer positiven Gesamtbewertung, einer vollständigen Aufgabenbeschreibung und einer freundlichen Schlussformel.

Welche Sätze sind negativ im Arbeitszeugnis?

Phrasen wie „gab sich Mühe“ oder „führte die Aufgaben mit Fleiß aus“ gelten als Hinweise auf unterdurchschnittliche Leistungen in einem Arbeitszeugnis.

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis?

Ein einfaches Arbeitszeugnis listet nur Fakten auf, das qualifizierte enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten.

Welche Formulierungen deuten auf eine sehr gute Leistung im Zeugnis hin?

Formulierungen wie „stets zur vollsten Zufriedenheit“ oder „übertraf stets unsere Erwartungen“ deuten auf Bestnoten in einem Arbeitszeugnis hin.