Entgeltabrechnung – Definition, Bestandteile & Abwicklung mit HR-Software

Die Entgeltabrechnung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die Zusammensetzung ihres Arbeitsentgelts für einen bestimmten Abrechnungszeitraum transparent darstellt.
Sie wird auch als Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Monatsabrechnung bezeichnet.

Gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) ist jeder Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, eine Entgeltabrechnung in Textform zu erstellen. Diese dient der Information der Beschäftigten und ermöglicht es ihnen, das ausgezahlte Entgelt nachvollziehen und überprüfen zu können. Abzüge und Auszahlungsbeträge sind gemäß § 107 GewO in Euro anzugeben.

• gesetzlich verpflichtendes Dokument für Arbeitnehmer
• Darstellung von Brutto- und Nettoentgelt
• Ausweis von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
• Grundlage für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• häufig Teil einer HR-Software oder Lohnabrechnungslösung

Die Entgeltabrechnung erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

• Information der Arbeitnehmer über ihr Einkommen
• Nachweis über abgeführte Steuern und Sozialabgaben
• Grundlage für Rückfragen, Prüfungen und Bescheinigungen
• Dokumentation gegenüber Behörden und Institutionen

Fehlerhafte oder unvollständige Entgeltabrechnungen können zu rechtlichen Problemen und Vertrauensverlust führen.

In einer Entgeltabrechnung müssen alle relevanten Informationen zur Zusammensetzung des Einkommens enthalten sein.
Dazu zählen unter anderem:

• Höhe von Zuschlägen und Zulagen
• sonstige Vergütungen
• Art und Höhe der Abzüge
• Abschlagszahlungen
• Vorschüsse

Zusätzlich ist anzugeben, ob es sich um laufende oder einmalige Be- und Abzüge handelt.

Nach der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) dürfen folgende Angaben in einer Entgeltabrechnung nicht fehlen:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum sowie Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Diese Angaben stellen sicher, dass die Abrechnung vollständig, korrekt und prüfbar ist.

Viele Unternehmen nutzen heute HR-Software, um die Entgeltabrechnung effizient zu unterstützen.
Je nach Lösung erfolgt die Abrechnung vollständig integriert oder vorbereitend für externe Abrechnungsstellen.

Dabei werden unterschiedliche Entgeltarten abgebildet, zum Beispiel:

• Monatsgehalt
• Stundenlohn
• Tagessatz
• Boni und Prämien
• Berechnungsformeln für Jahreszahlungen

Ein wesentlicher Vorteil von HR-Software liegt in der regelmäßigen Aktualisierung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben sowie in der hohen Datenqualität durch Mitarbeiter-Self-Service.

• höhere Rechtssicherheit durch aktuelle Gesetzesstände
• geringere Fehleranfälligkeit
• zentrale Verfügbarkeit aller abrechnungsrelevanten Daten
• Zeitersparnis für Personalabteilungen
• transparente und nachvollziehbare Abrechnungen