sopea Lohnservice -
3 Wege. 1 Partner.

(Stand 6/2024)

1. Anwendungsbereich, Abwehrklausel, Schriftform

1.1 Diese Bedingungen gelten nur gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Für sämtliche – auch zukünftige – Lieferungen und Leistungen von der sopea Lohnservice GmbH gelten ausschließlich diese Bedingungen, ohne dass die sopea Lohnservice GmbH in jedem Einzelfall auf sie hinweisen müsste. Abweichende, entgegenstehende oder zusätzliche Bedingungen des Kunden werden nur insoweit Vertragsbestandteil, wie die sopea Lohnservice GmbH ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. 

1.2 Eine von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen geforderte Schriftform wird auch durch die Textform, wie insbesondere E-Mail, eingehalten, sofern nicht ausdrücklich abweichend bestimmt.

2. Vertragsschluss

2.1 Angebote von der sopea Lohnservice GmbH können innerhalb vier Wochen vom Kunden angenommen werden. Mit Zugang der Annahme bei der sopea Lohnservice GmbH kommt die Dienstleistungsvereinbarung zustande. Ergänzungen und Änderungen einer Dienstleistungsvereinbarung bedürfen – soweit in diesen AGB nicht abweichend bestimmt – einer schriftlichen Vereinbarung.

2.2 Dem Kunden obliegt die eigenverantwortliche Überprüfung sämtlicher Vertragsunterlagen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Eignung für den von ihm vorgesehenen Zweck. 

3. Leistungen von der sopea Lohnservice GmbH, keine Steuer- und Rechtsberatung

3.1 Die sopea Lohnservice GmbH übernimmt die Tätigkeiten nach § 6 Nr. 4 StBerG mit Ausnahme der Buchung laufender Geschäftsvorfälle. Die sopea Lohnservice GmbH leistet keine Steuer- und Rechtsberatung und berät daher insbesondere nicht in steuer-, arbeits- oder sozialversicherungsrechtlichen Fragen. Es obliegt dem Kunden, insoweit von Dritten qualifizierte Steuer- und Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.

3.2 Die Leistungen von sopea Lohnservice GmbH beziehen sich auf alle vom Kunden beschäftigten Mitarbeiter, soweit die Lohnabrechnungen nach dem in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Sozialversicherungs- und Steuerrecht zu fertigen sind.

3.3 Jede Partei benennt der anderen Partei eine oder mehrere Kontaktpersonen mit Kontaktdaten für den Empfang von Informationen, Erklärungen und Anfragen im Rahmen der Vertragsdurchführung. Wird keine Kontaktperson genannt, gilt diejenige Person als Kontaktperson, die den Vertrag für die betreffende Partei unterzeichnet hat.

3.4 Die sopea Lohnservice GmbH wird die Angaben und Weisungen des Kunden, insbesondere Zahlenangaben, als richtig, vollständig und ordnungsgemäß zugrunde legen. Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der übergebenen Unterlagen und Zahlen des Kunden gehört nur zum Leistungsumfang von sopea Lohnservice GmbH, soweit ausdrücklich schriftlich vereinbart.

3.5 Die sopea Lohnservice GmbH erbringt Leistungen während der üblichen Geschäftszeiten von 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen sind gesetzliche Feiertag am Sitz von sopea Lohnservice GmbH sowie der 24.12. und 31.12.). Die sopea Lohnservice GmbH darf sich bei der Erbringung der Leistungen qualifizierter Dritter bedienen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

4. Mitwirkung

4.1 Der Kunde hat über die Anzahl der von ihm beschäftigten Mitarbeiter stets richtige und vollständige Angaben zu machen und Angaben bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

4.2 Der Kunde wird die sopea Lohnservice GmbH bei der Erbringung der Leistungen im jeweils erforderlichen Umfang angemessen unterstützen und dabei insbesondere nicht vertragsgemäße Erbringung von Leistungen unverzüglich rügen, der sopea Lohnservice GmbH alle Daten, Dateien und andere für die zu erbringenden Leistungen relevanten Informationen zur Verfügung stellen sowie der sopea Lohnservice GmbH alle sonstigen Auskünfte erteilen, welche der sopea Lohnservice GmbH für die ordnungsgemäße Erbringung der Leistungen benötigt.

4.3 Insbesondere hat der Auftraggeber der sopea Lohnservice GmbH alle für die Leistungen notwendigen Bewegungsdaten sowie Unterlagen vollständig und frühzeitig, mindestens 5 Arbeitstage vor Abrechnungstermin, zu übergeben. Sind bei den Leistungen gesetzliche oder dem Kunden von Dritten gesetzte Fristen oder Termine zu berücksichtigen, sind die für die Bearbeitung erforderlichen Unterlagen sopea vollständig und unverzüglich, spätestens jedoch 10 Arbeitstage vor dem Termin oder dem Ablauf der Frist unter Mitteilung der Frist oder des Termins zu übergeben.

4.4 Verletzt der Kunde schuldhaft seine Mitwirkungspflichten und hat dies eine Verzögerung der Leistung zur Folge, ist die sopea Lohnservice GmbH berechtigt, den entstehenden Schaden, einschließlich etwaiger Mehraufwendungen, ersetzt zu verlangen. Zudem ist die sopea Lohnservice GmbH berechtigt, die Leistungen so lange zurückzuhalten, bis die Mitwirkung vollständig erbracht ist.

5. Preise, Zahlungsbedingungen

5.1 Es gelten die im jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung angegebenen Preise, sonst die bei Vertragsschluss gültigen Listenpreise von der sopea Lohnservice GmbH, jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer und, soweit nicht abweichend vereinbart, zzgl. Reise- und sonstigen Nebenkosten.

5.2 Rechnungen von der sopea Lohnservice GmbH sind sofort fällig und zahlbar ohne Abzug in Euro. Die Forderungen werden bei erteiltem SEPA-Firmenlastschriftmandat zu dem auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitstag von dem Konto des Auftraggebers eingezogen. Falls der Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder gesetzlichen Feiertag fällt, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den ersten folgenden Bankarbeitstag (Frankfurt am Main). Für das SEPA- Firmenlastschriftverfahren gilt eine verkürzte Vorabankündigungsfrist von einem Kalendertag.

5.3 Die sopea Lohnservice GmbH ist berechtigt, elektronische Rechnungen (z.B. per E-Mail als PDF-Dokument) zu stellen.

5.4 Bei Zahlungsverzug hat die sopea Lohnservice GmbH die gesetzlichen Ansprüche und Rechte.

5.5 Dem Kunden steht das Recht zur Aufrechnung nur zu, soweit sein Gegenanspruch rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist. Dieses Aufrechnungsverbot gilt nicht für einen Gegenanspruch wegen eines Mangels, der auf demselben Vertragsverhältnis wie die Forderung von der sopea Lohnservice GmbH beruht. Zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts ist der Kunde nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

5.6 Die sopea Lohnservice GmbH behält sich vor, die Preise jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten durch schriftliche Mitteilung gegenüber dem Kunden entsprechend der Änderung des Index des statistischen Bundesamtes für den Wirtschaftszweig Erbringung von Dienstleistungen der Informationstechnologie im Vergleich zur letzten Preisänderung zu ändern; sollte dieser Index nicht mehr veröffentlicht werden, ist der Index des statistischen Bundesamts maßgebend, der ihm am nächsten kommt. Bei einer Preiserhöhung von mehr als 5 % kann der Kunde den Vertrag innerhalb eines Monats ab Zugang der Ankündigung mit einer Frist von einem Monat zum Ende des nächsten Kalendermonats kündigen. Hierauf weist die sopea Lohnservice GmbH in der Mitteilung über die Erhöhung hin.

6. Fehler der Leistungen

Offensichtliche Unrichtigkeiten, wie Schreib-, Rechen- und Übertragungsfehler, können von der sopea Lohnservice GmbH jederzeit auch Dritten gegenüber berichtigt werden. Andere Fehler wird sopea Lohnservice GmbH Dritten gegenüber nur mit Zustimmung des Auftraggebers berichtigen, sofern nicht berechtigte Interessen von der sopea Lohnservice GmbH vorgehen. 

7. Haftung

7.1 Die Haftung von sopea Lohnservice GmbH auf Schadens- und Aufwendungsersatz für leichte Fahrlässigkeit ist, insbesondere wegen Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis und aus unerlaubter Handlung, ausgeschlossen, es sei denn, die sopea Lohnservice GmbH hat eine wesentliche Vertragspflicht verletzt, also eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen Schaden begrenzt, mit dessen Eintritt die sopea Lohnservice GmbH bei Vertragsabschluss aufgrund der die sopea Lohnservice GmbH bekannten Umstände rechnen musste.

7.2 Vertragstypische Schäden gemäß vorstehender Regelung übersteigen nicht den Betrag von 25.000,00 €.

7.3 Die vertragstypischen Schäden beinhalten keine mittelbaren Schäden wie zum Beispiel entgangenen Gewinn oder unterbliebene Einsparungen. 

7.4 Die Haftung von der sopea Lohnservice GmbH für Schäden aus der Verletzung von Körper, Leben oder Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für das Fehlen einer garantierten Beschaffenheit und nach dem Produkthaftungsgesetz ist jedoch unbeschränkt.

7.5 Für den Verlust von Daten haftet die sopea Lohnservice GmbH nicht, soweit der Schaden darauf beruht, dass es der Kunde unterlassen hat, regelmäßige Datensicherungen durchzuführen und dadurch sicherzustellen, dass verloren gegangene Daten mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können.

7.6 Für Ansprüche des Kunden auf Schadens- und Aufwendungsersatz beträgt die Verjährungsfrist ein Jahr. Diese verkürzte Verjährungsfrist gilt nicht für Ansprüche des Kunden wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Ansprüche aufgrund einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung oder nach dem Produkthaftungsgesetz.

8. Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt sowie sonstige für die sopea Lohnservice GmbH unvorhersehbare Umstände, insbesondere Unterbrechungen der Stromversorgung, Unterbrechung von Telekommunikationsverbindungen, Streik, Aussperrung, behördliche Maßnahmen und Folgen einer Epidemie oder Pandemie, befreien die sopea Lohnservice GmbH für die Dauer der Störung sowie einer angemessenen Anlaufzeit – auch während eines bereits vorliegenden Verzugs – von der Leistungsverpflichtung. Wird durch die genannten Umstände die Leistung unmöglich oder wirtschaftlich unzumutbar, wird die sopea Lohnservice GmbH von den Vertragspflichten frei. Dies gilt auch, soweit für die Ausführung von Leistungen erforderliche Genehmigungen Dritter nicht rechtzeitig bei der sopea Lohnservice GmbH eingehen.

9. Vertraulichkeit, Datenschutz

9.1 Die Parteien werden Informationen des anderen Vertragspartners, die entweder erkennbar vertraulicher Natur sind oder vom anderen Vertragspartner als vertraulich bezeichnet werden, vertraulich behandeln, Dritten nicht offenbaren und wie eigene Geschäftsgeheimnisse behandeln. Das gilt nicht für Informationen, wenn und soweit diese rechtmäßig allgemein bekannt sind oder bekannt geworden sind oder der andere Vertragspartner im Einzelfall in die Weitergabe schriftlich eingewilligt hat.

9.2 Die sopea Lohnservice GmbH ist berechtigt, den Namen des Kunden mit seinem Logo als Referenz zu verwenden, insbesondere auf der Website von der sopea Lohnservice GmbH; der Kunde kann, dem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

9.3 Der Kunde stellt sicher, dass er sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen für die Zugänglichmachung oder Weiterleitung von personenbezogenen Daten an die sopea Lohnservice GmbH einhält, insbesondere soweit Einwilligungen der jeweiligen Betroffenen erforderlich sind. Soweit die sopea Lohnservice GmbH personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird eine Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen.

10. Änderungsvorbehalt

Die sopea Lohnservice GmbH kann diese Bedingungen ergänzen oder sonst ändern. Die sopea Lohnservice GmbH wird den Kunden hierüber jeweils spätestens zwei Monate vor Wirksamwerden der Änderung schriftlich unter Mitteilung der Änderung und des Termins des Wirksamwerdens informieren. Der Kunde kann der Änderung bis zu zwei Wochen vor Wirksamwerden der Änderung schriftlich widersprechen. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht, wird die Änderung zu dem mitgeteilten Termin wirksam. Widerspricht der Kunde der Änderung, ist die sopea Lohnservice GmbH berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des nächsten Kalenderquartals zu kündigen. Die sopea Lohnservice GmbH wird den Kunden mit der Information über die Änderung auch ausdrücklich auf die Folgen des Widerspruchs bzw. des unterbliebenen Widerspruchs hinweisen.

11. Vertragslaufzeit, Kündigung

11.1 Der Vertrag hat eine vereinbarte Laufzeit nach Punkt 2 der Dienstleistungsvereinbarung und verlängert sich anschließend auf jeweils um ein weiteres Jahr und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Das Recht zur Kündigung gemäß § 627 BGB ist ausgeschlossen.

11.2 Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die Textform ist nicht ausreichend.

11.3 Hat die sopea Lohnservice GmbH gegen den Kunden einen Anspruch auf Schadensersatz wegen vorzeitiger Beendigung des Vertrags, kann die sopea Lohnservice GmbH nicht erbrachte Leistungen bis zur nächsten vertragsgemäßen Beendigung des Vertrags wie vereinbart abrechnen; die sopea Lohnservice GmbH ist auf die Erbringung der Leistungen personell und sachlich eingerichtet. Die vom Kunden zu zahlende Vergütung beträgt unter Berücksichtigung etwa ersparter Aufwendungen 80% der Vergütung bei vertragsgemäßer Abwicklung, es sei denn, der Kunde weist eine höhere oder der sopea Lohnservice GmbH eine geringere Ersparnis nach.

12. Gerichtsstand, anwendbares Recht, salvatorische Klausel

12.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

12.2 Ist der Kunde Kaufmann, ist Gerichtsstand am Sitz von der sopea Lohnservice GmbH; die sopea Lohnservice GmbH ist auch berechtigt, am Sitz des Kunden zu klagen.

12.3 Sollte eine der Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt.