Um stets den besten Überblick über Ihre Personalakten zu behalten, können Sie verschiedene Arten anlegen.
Sie können selbst entscheiden, welche Arten von Personalakten Sie für Ihre Mitarbeiter anlegen möchten. Beachten Sie jedoch: je detaillierter Sie die Personalakten von Beginn an strukturieren, desto besser behalten Sie in der Zukunft den Überblick über alle Personaldaten und -dokumente.
Wir zeigen Ihnen die zwei gängigsten Arten, die Sie für Ihre Personalakten verwenden können:
- Ausbildungsverhältnis
- Arbeitsverhältnis
Nachdem Sie Ihre Personalakten definiert haben und sich dadurch einen Überblick verschaffen konnten, ist es sinnvoll, auch in der Akte einen Überblick zu behalten. Sie können natürlich alle Dokumente chronologisch ablegen, aber das führt gerade bei umfangreichen Personalakten zu einem größeren Suchaufwand. Daher ist es üblich, Register anzulegen. Hierbei ist es wichtig eine Struktur festzulegen, die hinterher für alle Personalakten angewendet werden kann. Nur so können Personaldokumente nachhaltig gepflegt und übersichtlich abgelegt werden. Innerhalb der Register wird chronologisch abgelegt.
Im nächsten Schritt können Sie die Personaldokumente erstellen. Wir zeigen Ihnen die Erstellung anhand des Dokumentes „Arbeitsvertrag“. Diesen Schritt können Sie überspringen, falls Sie die Personaldokumente schon erstellt haben.
Um den Arbeitsvertrag manuell erstellen zu können, müssen Sie zunächst alle Firmen- und Mitarbeiterdaten sowie die vereinbarten Rahmenbedingungen bereithalten. Wenn Ihr Unternehmen eine Vorlage besitzt, können Sie auf diese zurückgreifen. Ergänzen Sie nach und nach alle Daten. Anschließend können Sie das erstellte Dokumente ausdrucken, unterschreiben und eine unterschriebene Version lassen Sie dem neuen Mitarbeiter per E-Mail oder Post zukommen. Sobald Sie das unterschriebene Dokument zurückerhalten haben, können Sie es in der Personalakte ablegen.
Die Dokumentenerstellung in der Digitalen Personalakte erfolgt mit nur wenigen Klicks. Öffnen Sie die Vorlage „Arbeitsvertrag“, wählen Sie einen Mitarbeiter aus und klicken Sie auf „Erstellen“. Die Digitale Personalakte befüllt automatisch alle Firmen- und Mitarbeiterdaten wie Anschrift, Name und personenbezogene Daten. Sie müssen nur noch die Rahmenbedingungen wie Arbeitszeit, Kündigungsfrist etc. anpassen. Verschieben Sie das Dokument in das dafür vorgesehenen Register der Personalakte und versenden Sie anschließend das Dokument passwortgeschützt per E-Mail.
Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie Dokumente einer Digitalen Personalakte hinzufügen.
In einer Digitalen Personalakte können Sie Dokumente automatisch hinzufügen. Hierbei ziehen Sie Dokumente einfach per Drag an Drop in die Register der Personalakte.
Dokumente manuell hinzufügen können Sie ebenfalls in der Digitalen Personalakte. Scannen Sie das Dokument ein und legen Sie es per Drag and Drop in der Personalakte ab.
In der Digitalen Personalakte haben Sie noch eine dritte Möglichkeit Dokumente der Personalakte hinzuzufügen: Den Mitarbeiter Self Service. Hierbei kann der Mitarbeiter selbst Daten und Dokumente innerhalb seiner Personalakte aktualisieren. Sie können dabei selbst entscheiden, welche Register und Daten der Mitarbeiter einsehen darf und diesem partiellen Zugriff geben.
Im letzten Schritt können Sie Ihre angelegte Personalakte als PDF erstellen. In der Digitalen Personalakte wählen Sie einfach die gewünschten Register aus und klicken anschließend auf „PDF erstellen“. Sie können die PDF dann passwortgeschützt per E-Mail an Ihre Kollegen*innen weiterleiten. Wenn Sie eine traditionelle Papierakte als PDF erstellen möchten müssen Sie zunächst alle Dokumente einscannen und anschließend die einzelnen Dokumente zusammenfügen.
Es gibt viele Gründe, wieso Unternehmen sich von ihren traditionellen Personalakten verabschieden und eine Digitale Personalakte einführen. Der zunehmende Arbeitsaufwand in den Personalabteilungen durch Themen wie die DSGVO und den Datenschutz stellt die HR vor neue Herausforderungen. Durch die Verwendung einer Digitalen Personalakte können Unternehmen dem Mehraufwand gezielt entgegensteuern und von freien Kapazitäten und beschleunigten Abläufen profitieren. Auch das Thema DSGVO wird durch die Digitale Personalakte einfacher, denn digitale Personalakten lassen sich wesentlich leichter vor unbefugtem Zugriff schützen als traditionelle Papierakten im Schrank.
