Welche Inhalte beinhaltet die Personalakte?
Die Personalakte beinhaltet alle Daten über einen Mitarbeiter, die in direktem Bezug zu seinem Arbeitsverhältnis stehen. Es gibt keine gesetzliche Regelung, welche Daten in die Personalakte gehören. Unternehmen können selbst entscheiden, welche Unterlagen sie in der Personalakte sammeln. Aber Achtung: Es dürfen nur Unterlagen und Angaben zur Person gesammelt werden, die in direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen.
Wir haben Ihnen eine Liste mit Unterlagen erstellt, die Sie in der Personalakte sammeln dürfen:
Bewerbungsunterlagen
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Bewerber-Potenzialanalyse (Online Assessment)
Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis
- Arbeitsvertrag
- Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
- Personalstammblatt
- Interne Arbeitsanweisungen
Allgemeine Unterlagen zur Person
- Führerschein
- Protokoll AGG Unterweisung
Steuerrelevante Unterlagen / Unterlagen zur Sozialversicherung
- Lohnsteuerkarte
- Sozialversicherungsausweis
Unterlagen zur Vergütung
- Gehaltsabrechnung
- Gehaltsanpassung
- Bankdaten
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse
Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere
- Arbeitsnachweise
- MAG / Mitarbeitergespräche
- Leistungsbeurteilungen
- Zielvereinbarungen
- Nachweise / Zertifikate
Sonstige Unterlagen
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Nebenbeschäftigungen
- Abmahnungen
- Schwerbehindertenausweis
Welche Daten gehören nicht in die Personalakte?
Einige Unterlagen dürfen vom Arbeitgeber nicht in der Personalakte erfasst werden, da sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen.
Wir haben Ihnen eine Liste mit Unterlagen erstellt, die Sie als Arbeitgeber nicht sammeln dürfen:
Unterlagen zu Krankschreibungen
- Listen über Krankheitstage
- Übersichten über Krankheitsgründe
- Unterlagen zu Untersuchungen vom Betriebsarzt
Private Vorlieben und Ausrichtungen
- Religionszugehörigkeit
- Politische Ausrichtung
- Aktivitäten aus sozialen Netzwerken
Weitere Unterlagen die nicht in die Personalakte gehören
- Notizen über Leistungen des Arbeitnehmers
- Kandidaturen für den Betriebsrat
- Personal- und Lohnlisten
- Prozessakten aus Rechtsstreitsangelegenheiten
Welche Pflichten ergeben sich beim Führen von Personalakten?
Sobald Sie sich dazu entscheiden Personalakten in Ihrem Unternehmen zu führen, ergeben sich einige Pflichten, die Sie wahren sollten.
Fürsorgepflicht
Gegenüber Ihren Mitarbeitern haben Sie eine Fürsorgepflicht und sollten darauf achten, dass
- die Personalakten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte geschützt sind
- alle Inhalte stets vertraulich behandelt werden
- Sie den Kreis der zugriffsberechtigten Personen stets klein halten
Einsichtnahme
Arbeitnehmer können jederzeit Einsicht in ihre Personalakte nehmen. Das Einsichtsrecht gilt für alle geführten Inhalte in der Personalakte. Auch der Arbeitgeber selbst darf jederzeit die geführten Personalakten einsehen.
Aufbewahrungspflicht
Personalakten sollten Sie drei Jahre über das Beschäftigungsverhältnis hinaus aufbewahren. In dieser Zeit kann der Arbeitnehmer Ansprüche, wie zum Beispiel die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses oder Schadensersatzansprüche geltend machen. Die Verjährungsfrist gilt ab dem 31. Dezember in dem Jahr, wo der Arbeitsvertrag endet.
Einige Unterlagen obliegen einer längeren Aufbewahrungspflicht:
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre nach Ablauf der letzten Lohnzahlung
Unterlagen für die Lohnsteuer
Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses
10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses (für Unterlagen, die für den Jahresabschluss notwendig sind)
Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung
- Lohnlisten und -dokumente
- Jahresabschlüsse
- Inventurunterlagen
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses