Elektronische Zeiterfassung 2026: Anforderungen, Rechtslage und Umsetzung

Mann sitzt an einem Tisch vor einem Laptop in einem modernen Büro mit großen Fenstern und einer Wanduhr im Hintergrund

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist unions- und arbeitsgerichtlich bereits vorgezeichnet. Mit dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 27.03.2023 soll diese Pflicht in das Arbeitszeitgesetz überführt und näher ausgestaltet werden. Die Schaffung einer gesetzlichen Grundlage wird für 2026 erwartet. De-facto gilt die Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung aber bereits jetzt.

Damit stehen Unternehmen bereits heute vor der Herausforderung, ihre Prozesse an die künftigen gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Die Diskussion ist daher nicht mehr, ob Zeiterfassung notwendig ist, sondern wie sie konkret umgesetzt wird.

Ausgangslage: Vorgaben aus EuGH und BAG

Der Europäische Gerichtshof hat am 14.05.2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 bestätigt, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden.

Der Referentenentwurf knüpft an diese Rechtsprechung an und soll die Vorgaben gesetzlich konkretisieren, indem das bestehende Arbeitszeitgesetz sowie das Jugendarbeitsschutzgesetz erweitert werden.

Diese Rechtsprechung bildet die Grundlage für die aktuelle Entwicklung hin zu einer verbindlichen elektronischen Zeiterfassung.

Anforderungen laut Referentenentwurf

Nach dem Referentenentwurf sollen Arbeitgeber verpflichtet sein, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Die Aufzeichnung soll damit nicht auf einzelne Zeitbestandteile beschränkt bleiben, sondern die tägliche Arbeitszeit in ihrer Gesamtheit erfassen. Auch Pausen- und Ruhezeiten müssen überprüfbar sein.

Der Entwurf sieht außerdem vor, dass die Erfassung die Überstunden mitumfasst.

Damit wird deutlich, dass die Anforderungen weit über eine einfache Zeiterfassung hinausgehen und eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit umfassen.

Elektronische Form der Zeiterfassung

Im Mittelpunkt des Entwurfs steht die elektronische Arbeitszeiterfassung.

Die Formulierung des Entwurfs zielt auf eine elektronische Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung ab. Damit wird die elektronische Erfassung als Regelfall des vorgesehenen Systems beschrieben.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass analoge oder rein manuelle Lösungen langfristig nicht mehr dem Standard entsprechen werden.

Dokumentation und Aufbewahrung

Der Entwurf sieht vor, dass die aufgezeichneten Arbeitszeiten mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind.

Damit wird neben der Erfassung auch die Verfügbarkeit der Daten für einen bestimmten Zeitraum geregelt.

Für die praktische Umsetzung ist damit nicht nur die Erfassung selbst, sondern auch die spätere Vorhaltung der erfassten Zeiten Teil des Systems.

Dies erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen.

Übergangsregelungen

Der Referentenentwurf enthält Übergangsfristen für die Umstellung auf die elektronische Arbeitszeiterfassung.

Dabei sind unterschiedlich lange Übergangszeiten je nach Unternehmensgröße vorgesehen. Außerdem soll für einen Zeitraum von bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten der Gesetzesänderungen die Möglichkeit zur handschriftlichen Aufzeichnung beibehalten bleiben.

Diese Übergangsregelungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Systeme schrittweise anzupassen.

Unternehmensgröße	Übergangsfrist	Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung	Besonderheiten
Weniger als 10 Mitarbeiter	Unbefristet	Nein	Analoge Erfassung weiterhin zulässig, Grundpflicht zur Zeiterfassung besteht
10 bis <50 Mitarbeiter	60 Monate	Ab ca. 2032	Ausreichend Zeit für Systemauswahl und Schulungen
50 bis <250 Mitarbeiter	24 Monate	Ab ca. 2028	Mittlere Unternehmen als zweite Welle
Ab 250 Mitarbeiter	12 Monate	Ab ca. 2027	Großunternehmen müssen unmittelbar digitalisieren

Bedeutung für die Praxis

Der Entwurf macht deutlich, dass die künftige Zeiterfassung nicht nur die Existenz eines Systems verlangt, sondern vor allem dessen konkrete Ausgestaltung.

Im Zentrum stehen die elektronische Aufzeichnung, die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die Einbeziehung von Überstunden sowie die Aufbewahrung der Daten über zwei Jahre.

Hinzu kommen die vorgesehenen Übergangsfristen, die die Umstellung zeitlich staffeln.

Für Unternehmen bedeutet das, dass nicht nur technische Lösungen erforderlich sind, sondern auch klare Prozesse und Zuständigkeiten definiert werden müssen.

Muss die Arbeitszeit künftig elektronisch erfasst werden?

Der Referentenentwurf sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen sind.

Wer ist für die Aufzeichnung zuständig?

Grundsätzlich obliegt die Pflicht zur Erfassung beim Arbeitgeber. Es ist aber auch möglich, die Notierung der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu delegieren. Wichtig ist nur, dass die Arbeitszeiten überprüfbar sind und auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden können.

Welche Zeiten müssen erfasst werden?

Erfasst werden sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; nach dem Entwurf umfasst dies auch Überstunden und Pausenzeiten.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, solche sind im Referentenentwurf geplant. In einem Tarifvertrag oder auf Grund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung kann zugelassen werden, dass

die Aufzeichnung in nichtelektronischer Form erfolgen kann,
die Aufzeichnung an einem anderen Tag erfolgen kann, spätestens aber bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.

Welche Beteiligungsrechte stehen dem Betriebsrat zu?

Aufgrund der Arbeitszeiterfassungspflicht steht dem Betriebsrat kein Initiativrecht hinsichtlich der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems zu. Allerdings kann dieser ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben.

Für welche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Nach dem Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung künftig im Arbeitszeitgesetz geregelt sein. Für sogenannte „leitende Angestellte“ bestehen jedoch in § 5 Absatz 3 BetrVG speziellere Regelungen. Somit ist zu erwarten, dass sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht auf leitende Angestellte erstrecken wird.

Werden Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice oder Mobile Office weiterhin möglich sein?

Ja, Vertrauensarbeitszeit Homeoffice oder Mobile Office bleiben möglich. Allerdings muss die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben sichergestellt und dokumentierbar sein.

Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?

Der Entwurf sieht eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren vor.

Gibt es Übergangsfristen?

Ja. Der Entwurf sieht Übergangsfristen vor, die nach Unternehmensgröße unterschiedlich ausgestaltet sind; außerdem soll für bis zu ein Jahr nach Inkrafttreten noch handschriftliche Aufzeichnung möglich bleiben.

Fazit: Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Die elektronische Zeiterfassung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits heute relevant.

Der Referentenentwurf konkretisiert bestehende Verpflichtungen und zeigt deutlich, in welche Richtung sich die Anforderungen entwickeln. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre bestehenden Systeme den künftigen Anforderungen entsprechen und wo Anpassungsbedarf besteht.

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