Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte.
Sie enthält alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente in strukturierter, digitaler Form und ermöglicht einen zentralen, schnellen Zugriff.
Typische Inhalte:
Ziel ist es, Personalprozesse effizient, transparent und rechtssicher zu gestalten.
Ja – die digitale Personalakte ist in Deutschland grundsätzlich zulässig.
Wichtig ist:
Wichtige Änderung: Digitalisierungspflicht ab 2027
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wird die Digitalisierung im Personalwesen weiter vorangetrieben.
Ab Januar 2027 sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Unterlagen digital vorzuhalten, z. B.:
Die digitale Personalakte wird damit zunehmend gesetzlicher Standard.
Die Verarbeitung von Personaldaten unterliegt der DSGVO.
Zentrale Anforderungen:
1. Zweckbindung
Daten dürfen nur für arbeitsbezogene Zwecke genutzt werden.
2. Datensparsamkeit
Nur notwendige Informationen dürfen gespeichert werden.
3. Zugriffsbeschränkung
Zugriff nur für berechtigte Personen (z. B. HR, Führungskräfte).
4. Transparenz und Dokumentation
Zugriffe und Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
5. Löschung und Aufbewahrung
Daten müssen nach Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht werden.
Neben DSGVO ist bei digitalen Personalakten auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) relevant.
Das bedeutet:
Besonders wichtig für:
Diese Daten dürfen nicht gespeichert werden:
Verstöße können erhebliche rechtliche Konsequenzen haben.
Arbeitnehmer haben ein gesetzliches Recht:
Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen
Das gilt auch für digitale Personalakten.
Unternehmen müssen daher sicherstellen:
Bei Einführung und Nutzung sind mehrere Mitbestimmungsrechte zu beachten:
Wichtig: Das Mitbestimmungsrecht bei digitalen Systemen ist rechtlich nicht abschließend geklärt und kann je nach Ausgestaltung variieren.
Empfehlung: Betriebsrat frühzeitig einbinden
| Dokument | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Lohnunterlagen (steuerlich relevant) | 10 Jahre (§ 147 AO) |
| Handelsrechtliche Unterlagen | 6 Jahre (§ 257 HGB) |
| Bewerbungsunterlagen (abgelehnt) | 6 Monate |
| Allgemeine Personalakte | bis Ende der Verjährungsfristen (i. d. R. 3 Jahre) |
Wichtig: Die konkrete Frist hängt vom Einzelfall ab (z. B. laufende Verfahren, Ausschlussfristen).
Grundsätzlich gilt:
Ausnahmen:
Empfehlung: Einzelfallprüfung und rechtssichere Archivierung
| Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte |
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| Papierakte |
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Moderne HR-Software unterstützt durch:
Dadurch wird die Personalakte zum zentralen Bestandteil digitaler HR-Prozesse.
Die digitale Personalakte ist heute ein zentraler Bestandteil moderner Personalarbeit.
Spätestens mit den gesetzlichen Entwicklungen (BEG IV) wird sie zum Standard.
Unternehmen profitieren von:
Wichtig ist eine saubere Umsetzung, insbesondere bei:
Ja, digitale Personalakten sind in Deutschland erlaubt. Voraussetzung ist, dass Datenschutz (DSGVO), Zugriffskontrollen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.
Ja, teilweise. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV müssen Unternehmen ab 2027 bestimmte Personalunterlagen digital vorhalten.
Zulässig sind arbeitsbezogene Daten wie Verträge, Gehaltsinformationen und Leistungsbeurteilungen. Unzulässig sind z. B. private Notizen oder sensible Daten ohne Rechtsgrundlage.
Je nach Dokument gelten unterschiedliche Fristen. Steuerrelevante Unterlagen müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, andere meist 6 Jahre oder bis zum Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen.
Ja. Bei der Einführung digitaler Personalakten bestehen Mitbestimmungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz, insbesondere bei Datenschutz und Zugriffssystemen.
Ja. Nach § 83 BetrVG haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen – auch in digitaler Form.
