Bewerbermanagement Excel Definition
Das Tabellenprogramm Excel ist Teil der Microsoft Office-Suite. Mit dem Programm können Nutzer Zahlen und Texte in Tabellen zusammenstellen. Diese können die Nutzer anschließend auf verschiedene Weise mit Funktionen wie Statistiken, Finanzmathematik oder auch Berechnungen jeder Art auswerten. Als Bewerbermanagement, auch E-Recruiting genannt, werden Personalmanagementsysteme zur Unterstützung der Personalbeschaffung verstanden.
Bewerbermanagement Excel ist also die Unterstützung der Personalbeschaffung mithilfe des Microsoft Tabellenprogrammes Excel.
Wie funktioniert das Bewerbermanagement mit Excel?
Ein Unternehmen schaltet eine Stellenanzeige auf der eigenen Website, Facebook-Seite oder auf einer Online-Jobbörse. In den meisten Fällen gehen schon binnen weniger Tage, nach Stellenausschreibung, Bewerbungen per E-Mail oder per Post ein.
Nun kommt das Bewerbermanagement Excel zum Einsatz:
Schritt 1: Bewerberdaten erfassen
Ein Mitarbeiter des Unternehmens muss nun alle wichtigen Bewerberdaten mithilfe von Excel manuell erfassen. Je nach Bewerbungseingang nimmt dieser Prozess mehr oder weniger Zeit in Anspruch. Bei einer eingegangenen E-Mail Bewerbung, kann der Mitarbeiter bestenfalls Daten aus der Bewerbungsdatei herauskopieren und diese mit „copy and paste“ in das Bewerbermanagement Excel einfügen. Bei einer schriftlichen Bewerbung hingegen muss der Mitarbeiter alle Bewerberdaten händisch in die Tabelle eintragen.
Schritt 2: Eingangsbestätigung versenden
Nachdem alle Bewerberdaten in das Bewerbermanagement Excel eingetragen wurden, geht es weiter zum nächsten Schritt im Prozess: dem Benachrichtigen bzw. Kontaktieren der Bewerber über den Eingang ihrer Bewerbung. Das übernimmt das Bewerbermanagement Excel leider nicht für das Unternehmen. Lediglich die Kontaktdaten hierfür wie Name, E-Mail und Anschrift können über das Office-Programm gespeichert werden.
Schritt 3: Bewerbungen selektieren
Sobald alle Bewerber kontaktiert wurden und eine Bestätigung über den Eingang ihrer Bewerbung erhalten haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie mit der Bewerbung weiterverfahren wird. Welche Bewerber werden zum Assessment Center eingeladen, welche bekommen einen Zwischenbescheid und welche Bewerber bekommen eine Absage. Mit dem Bewerbermanagement Excel kann dies zwar erfasst werden, jedoch ist die Selektierung und Auswahl der Bewerber ein zeitaufwendiges Spiel. Zu jedem erfassten Bewerber müssen hierfür die Bewerbungsunterlagen herausgesucht und manuell Seite für Seite durchgesehen werden. Im Anschluss kann in der Excel Datei ein Vermerk über das Feedback zur Bewerbung hinterlegt werden.
Schritt 4: Bewerber kontaktieren
Im letzten Schritt geht es an das Kontaktieren der Bewerber. Zwischenbescheide, Zu-/Absagen oder Einladungen zum Assessment Center müssen per E-Mail verfasst und an die zu Betreffenden versendet werden. Mit dem Bewerbermanagement Excel stehen dem Mitarbeiter keine E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Diese muss er eigenhändig erstellen oder aus einer Vorlage beziehen.