Digitale Personalakte – Das müssen Sie unbedingt beachten!

Die zunehmende Digitalisierung macht mittlerweile auch vor dem Personalbereich eines Unternehmens keinen Halt mehr. Neben neuen Trends und Möglichkeiten im Recruiting und dem Bewerbermanagement wird auch die Organisation der bestehenden Mitarbeiter zunehmend digitalisiert. Mit der Einführung der Digitalen Personalakte befinden sich mittlerweile immer mehr Unternehmen auf dem Weg zur papierlosen Personalverwaltung.

Tipps zur Einführung einer Digitalen Personalakte:

Tipp 1: Datenschutz beachten

Bei der Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten ist eine sensible Handhabung zwingend notwendig. Wenn Mitarbeiterdaten digitalisiert und automatisch verarbeitet werden, müssen Arbeitgeber immer das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten.

Zur Verarbeitung von Daten mithilfe einer Digitalen Personalakte ist die Erlaubnis Ihrer Mitarbeiter notwendig. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer eine Einwilligung über die Speicherung der eigenen Daten erteilen müssen. Diese Einwilligung kann beispielsweise über die Betriebsvereinbarung, im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder als Einzeleinwilligung jedes einzelnen Mitarbeiters erfolgen.

Bei der Frage des Datenschutzes spielt auch die Entscheidung über eine Digitale Personalakte in der Cloud oder einer Inhouse-Installation eine große Rolle. Zusätzlich sollte sichergestellt werden, dass die Daten der Arbeitgeber gut verschlüsselt und sowohl rechtssicher als auch revisionssicher sind.

Tipp 2: Sinnvolle Ordnerstruktur

Mit der Einführung einer Digitalen Personalakte sollte automatisch auch eine sinnvolle Ordnerstruktur für die Einteilung der Dokumente umgesetzt werden. Welche Kategorisierung tatsächlich vorgenommen wird, muss jedes Unternehmen, je nach Unternehmensstruktur und Organisation, selbst entscheiden.

Beispielshafte Kategorisierung Digitale Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen

• Beschäftigungsverhältnis

• Allgemeine Unterlagen zur Person

• Steuerrelevante Unterlagen

• Unterlagen zur Sozialversicherung

• Unterlagen zur Vergütung

• Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge

• Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse

• Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere

Tipp 3: Zulässige Inhalte

Die Digitale Personalakte speichert alle relevanten Daten eines Arbeitnehmers. Allerdings dürfen nicht alle Daten und Dokumente in die Digitale Personalakte aufgenommen werden.

Folgende Unterlagen gehören in die Akte eines Mitarbeiters:

• Arbeitsvertrag und spätere Änderungen

• Dokumente des Werkschutzes

• Berichte über Arbeitsunfälle

• Leistungsbeurteilungen

• Dokumente der Qualifizierung

• Zeugnisse

• Bescheinigungen zu Fortbildungsmaßnahmen

• Lohn- und Gehaltsvereinbarungen und Änderungen

• Krankheitsbescheinigungen

• Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen

• Hinweis zur Mitgliedschaft im Betriebsrat des Unternehmens

• Aufzeichnungen des Betriebsarztes (bei Unterrichtungsanspruch des Arbeitgebers)

• Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen

• Abmahnungen

• Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis

Tipp 4: Unzulässige Inhalte

Zusätzlich gibt es auch Dokumente, die auf keinen Fall in der Digitalen Personalakte hinterlegt werden sollten:

• Auflistung der Krankheitstage und Gründe

• Nicht zugängliche Unterlagen des Betriebsarztes

• Inoffizielle Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers

• Dokumente, in denen der Mitarbeiter erwähnt wird (Schichtpläne, etc.)

• Dokumente über Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer

Folgende Funktionen bietet Ihnen eine elektronische Archivierung:

• Drag and Drop Archivierung

• Cloudbasierte Speicherung der Daten

• Freie Konfiguration und Übernahme der gewohnten Aktenstruktur

• Einfache Dokumentenansicht

• Einfache Datei-/ und Schlagwortsuche

• Dateiversionierung – Wiederherstellung alter Dateiversionen, Speicherung der Datenversion bei Änderung oder Überschreibung

Profitieren Sie mit einer Digitalen Personalakte von folgenden Vorteilen:

• Einheitliche und übersichtliche Archivierung in der Cloud

• Intuitive Bedienbarkeit

• Zeitgewinn durch optimierte Human Resource Prozesse

• Kosteneinsparung durch digitale Personalarbeit

• Erhebliche Entlastung der Personalabteilung

• Mehr Transparenz und höhere Mitarbeiterzufriedenheit

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